Auditoria digital - Universo SPED

Cada vez mais as empresas são inseridas num universo de obrigações fiscais digital, sem volta e complexo. Com tantas exigências fiscais, o empresário brasileiro pode não está preparado para apresentar suas obrigações fiscais de forma correta sem colocar em risco o seu negócio.

Por isso, manter os controles sobre todos os processos e ter conhecimento de como estão sendo gerados as informações ao fisco, é muito importante. Constantemente, o fisco se utiliza de ferramentas e o uso da tecnologia para otimizar a fiscalização, são cruzamentos de informações digitais em tempo hábil possibilitando o processo fiscalizador de forma fácil e segura. Cabe ao empresário também se adaptar a essas mudanças, utilizando da tecnologia e conhecimento, priorizando a segurança da informação e a gestão do seu negócio.

O que é então, auditoria digital?

É um procedimento que se utiliza de arquivos digitais (speds, ECF, nf-e, e-financeira (movimentação bancária), e-social...), para avaliar o cruzamento das informações e averiguação do correto cumprimento das obrigações fiscais. Dentro do ambiente interno da empresa, ela serve para PREVENIR possíveis inconsistências e se antecipar a qualquer fiscalização, servindo – se como benefício de uma auditoria PREVENTIVA.

Auditorias Fiscais

Antes

Conferencia Manual – por amostragem Auditoria do passado Fiscalização in loco Provas em papel

Hoje

Auditoria eletrônica – campo amostral 100% Auditar o presente e projetar o futuro Fiscalização à distância Provas eletrônicas

Quais vantagens da auditoria digital, e quem pode se utilizar dela?

A auditoria digital é recomendada para empresas que tem documentos fiscais eletrônicos, como quem usa ERP, operações fiscais complexas e grande volume de informações e ou para aquela empresa que queira um controle e acompanhamento dos seus procedimentos internos, tendo como vantagens; rapidez na análise, confiabilidade das informações, antecipa e evita problemas com o fisco, deixa a empresa regularizada, traz segurança nas informações fiscais e processos internos.

Minha empresa é pequena, posso contratar uma auditoria?

A auditoria digital é para aquela empresa que têm documentos fiscais digitais ( NF-e, NFC-e, sped....), que utiliza programas ERP ( controles estoques, financeiro, fiscal..) e queira conferir seus controles internos, tributação de produtos, cadastro, informações fiscais e financeiras; enfim, além de ser um trabalho PREVENTIVO para corrigir qualquer inconsistência nos controles e antecipar uma ação fiscal, serve principalmente para a gestão do negócio, contribuindo com a segurança e confiabilidade nos processos internos.

Qual auditoria posso ter na minha empresa?

-Auditoria SPED - ICMS, CONTRIBUIÇÕES (verifica inconsistências e se as informações estão corretas);
-Levantamento Quantitativo por Espécie;(estoques)
–Auditoria da Carga Tributária (Alíquota Efetiva, revisão cadastro produtos com devida carga tributária);
–Auditoria do SPED ECD x ECF (verifica inconsistências e riscos fiscais)
–Auditoria da Apuração; (cruzar informações guias apuração com o SPED – principal análise feita pelo fisco)
- Cruzamento de informações digitais (cruzar informações arquivos digitais e apurar possíveis inconsistências)

MINHA EMPRESA SÓ COMPRA E VENDE COM NOTA FISCAL, MESMO ASSIM MESMO ESTOQUE PODE ESTÁ ERRADO???

Inconsistências no inventario declarados nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e) são base para o fisco realizar o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa no período. Problemas como entradas e saídas de mercadorias, omissão de entradas e saídas, itens saldos negativos ou divergências entre saldos declarados e apurados podem gerar penalidades que afetam a saúde financeira da empresa.

Daí a importância dos empresários se preocuparem em auditarem seus estoques da mesma forma que o fisco se preocupa, isso faz com que minimizem os riscos de autuações e tenha melhor desempenho na gestão de controles internos. A tecnologia existe para garantir a segurança da empresa e não há motivos para que não seja feita de forma eletrônica, com segurança e rapidez.

Principais problemas relacionados ao controle de estoque e enfoque na EFD ICMS/IPI e controles internos

1. Descrição do produto – descrição clara que individualize cada item;
2. Entrada sem enfoque do declarante – vale para o item código do item, a entrada de um item é feita com o código do fornecedor e ao vender este mesmo item, ele sai com código do declarante;
3. Utilização de códigos diferentes nos documentos fiscais, erro comum quando utiliza um código na NF-e e outro na EFD ICMSIPI (falha na geração do arquivo fiscal), espaço em branco e outros caracteres;
4. Falta de cadastro e ou incorreto de conversão unidade de medida;
5. Falta de detalhamento de unidades medidas, ex: compra de fornecedores diferentes utilizar unidade de; cx 12, cx 24 (caixas com 12 unidades e 24 unidades);
6. Alterações de itens sem a geração do registro 0205 (alterações na descrição)
7. Itens com códigos diferentes e mesma descrição e ou códigos iguais para descrições diferentes; (questionamento do fisco e autuação, descontrole no estoque, confusão gerencial – perda controle);
8. Falta cadastro fator de conversão unidades ex: fornecedor vende como “caixa” e o declarante revende como “unidade”;

Carga tributária, simples nacional, lucro presumido ou real, obrigações fiscais, gestão financeira, obrigações trabalhistas, NF-e, NFC-e, SPED - ICMS, PIS-COFINS, E- financeira, E-Social....

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